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Registro | Record

Artículo
 
 Editor
Roberto Gejman rgejman@deloitte.com
 Contribuciones incorporadas
Gejman (20/8/09)
 Ámbito de uso
transdisciplinar, gestión de la información, informática
 Tipo
concepto
 Francés
record
 Alemán Rekord, Register, Eintragung

Los registros surgen en comunidades de agentes autónomos, con memoria limitada y con necesidades de coordinación mutua.  Para superar las limitaciones de su memoria y lograr actos de coordinación eficaces, tales como contratos o acuerdos, los agentes necesitan fijar en forma externa a ellos mismos y a su memoria, ciertas informaciones, definiciones, ideas o significados. 

Para lograrlo, utilizan registros, es decir, sistemas físicos cuyo estado pueden alterar.  Definen una convención que, fundamentalmente, establece dos tipos de reglas. El primer tipo de reglas define cómo a partir de una información, una definición, una idea, etc., alterar un registro para que la represente.  El segundo tipo de reglas define cómo a partir de un registro interpretar desde su estado la información, idea, significado, etc., que su autor tuvo la intención de registrar.

En las comunidades humanas y dado que con muy simples elementos se pueden generar registros con una cantidad abrumadora de estados diferentes (por ejemplo, una hoja de papel más un lapiz), las convenciones deben reducir los estados permitidos a una fracción muy limitada de los estados posibles. Generalmente, entonces, los lenguajes utilizados se basan en alfabetos finitos, palabras y gramáticas y los textos se escriben en forma secuencial y en líneas paralelas, horizontales o verticales, de izquierda a derecha o viceversa.

Los registros pueden ser muy estables y perdurar mucho tiempo, como un libro o un CD, o por el contrario, pueden perdurar sólo unos instantes, como es el caso de una conversación entre dos personas.  Esta conversación se realiza intercambiando registros auditivos, es decir, perturbaciones del estado del aire en que ambos interlocutores se encuentran inmersos.  Cuando se acumulan muchos registros, requieren organizarse y clasificarse, para conseguir que sean útiles.  Esta necesidad da origen a las ciencias de la bibliotecología, biblioteconomía y de los sistemas de información.

Los registros no son información.  Pueden representarla, pero no son ella.  Una misma información puede representarse en muchos registros de tipo diferente.  Si todos los registros que representan una información son destruidos, la información no desaparece, sólo se hace más difícil (o imposible) acceder a ella.

Un registro puede ser falso o verdadero; exacto o inexacto; preciso o impreciso; válido o no válido.  En cambio una información, en tanto objeto abstracto, libre de toda forma de representación, siempre es verdadera, exacta, precisa y válida.

 
Referencias 
  • Buckland, M. (1994) On the Nature of Records Management Theory, American Archivist, vol 57, pp. 346-351. 
  • Gejman, R. (2009). "An integrated framework for information, communication and knowledge definitions." tripleC - Cognition, Communication, Co-operation, North America, 718 11 2009.
  • International Organization for Standardization, (2001), Information and documentation -- Records management, ISO/TR 15489-1 and ISO/TR 15489/TR-2, Geneva, Switzerland
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Gejman (20/8/2009)
 
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