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Documento || Document

Artículo
 
 Editor
Blanca Rodríguez Bravo mbrodb@unileon.es
 Contribuciones incorporadas
Rodríguez (26/06/09)
Pérez-Montoro (26/07/09)
 Ámbito de uso
transdisciplinar, documentación, gestión de información
 Tipo
concepto
 Francés
document
 Alemán Dokument
 
Un documento es un mensaje emitido con intención comunicativa, potencialmente informativo para el receptor y reutilizable. Un ítem informativo, en definitiva.
 
En términos generales, podemos afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano. Desde el principio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los edificios sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de ese tipo de objetos o materiales. En la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está apostando cada día más por los formatos electrónicos para recoger nuestra producción intelectual.
 
Para referirnos a todo este tipo de objetos o materiales utilizamos normalmente el término “documento”. O, dicho de otra manera, podemos identificar como documento todo aquel soporte donde se represente algún tipo de información. En este sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de video, un DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web. Expresándolo en forma de definición: Documento = todo soporte donde se represente información.
 
Como se desprende de la definición, los documentos se caracterizan por poseer dos dimensiones. Por un lado son algo físico y, por otro, contienen asociado un contenido informativo o información. Veamos, a partir de estas dos dimensiones, la relación con los los conceptos de dato, información y conocimiento.

La relación entre los conceptos de documento y dato parece bien sencilla. Si consideramos que el dato es el soporte físico de la información, el documento debe ser entendido como un conjunto de (un tipo especial de) datos.
 
Veamos, en cambio, qué ocurre con la relación que mantiene con el concepto de información. Si la información debe entenderse como el contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación, el documento aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar información.
 
Esta representación y materialización permite explicar varias cosas. Por un lado, permite explicar cómo se puede transmitir la información: la información se representa (se asocia) en (a) un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Y, por otro lado, permite también dejar claro por qué la conservación y almacenamiento del documento significa también la conservación y almacenamiento de la información que éste contiene. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó para asociarle ese contenido semántico concreto para poder recupera esa información después del almacenamiento del documento.

Abordemos, por último, la articulación del concepto de documento frente al de conocimiento. El conocimiento debe entenderse como aquellos estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del propio sujeto. Frente a estos estados mentales, y a partir de su dimensión física y su capacidad de transportar información, el documento juega un papel muy importante: éste aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar esos estados mentales que residen exclusivamente en la cabeza de las personas. Y, al igual que pasaba en el caso de la información, esta representación y materialización
permite explicar la transmisión y el almacenamiento de conocimiento (explícito) a partir de la transmisión y almacenamiento de documentos.
 
En este sentido, por un lado, el conocimiento residente en la cabeza de un individuo se representa (se plasma) en un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Cuando un segundo individuo es capaz de obtener la información asociada a ese documento transmitido y formar un nuevo estado mental a partir de la misma, podemos afirmar que se ha producido la transmisión de ese conocimiento. Y, por otro lado, a partir del mismo mecanismo, la conservación y almacenamiento del documento que se obtiene como fruto de la representación de un conocimiento concreto permite también la conservación y almacenamiento de ese conocimiento. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó en la representación de esos estados mentales para poder recuperar la información asociada y crear nuevos estados mentales en otros individuos después del almacenamiento del documento (análisis del contenido documental). De esta manera ese conocimiento puede ser recuperado por cualquiera que lo necesite en el momento adecuado.

En esta misma línea, para concluir este breve esbozo, es importante señalar también una cosa más que puede contribuir a aclarar todo este escenario conceptual. No debemos olvidar que, en ciertas ocasiones y en términos coloquiales, solemos clasificar como información o conocimiento un dato concreto. En el contexto de las organizaciones, solemos utilizar también las expresiones “conocimiento” e “información” para referirnos a las representaciones físicas de esos estados mentales o de esos contenidos informativos, para referirnos a los documentos (en cualquiera de sus soportes (papel, electrónico, óptico, magnético, etc.) que utilizamos para representar y difundir ese conocimiento o esa información. Así, por ejemplo, si un documento (un dato, un acaecimiento físico) transporta cierta información o se ha obtenido como fruto de la representación de un conocimiento que posee un sujeto, en un sentido lato, solemos decir también que ese documento es, respectivamente, información o conocimiento.

Referencias 

  • RODRÍGUEZ BRAVO, B. (2002). El documento: entre la tradición y la renovación. Gijón: Trea
  • PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2008). Gestión del Conocimiento en las Organizaciones. Gijón: Trea.
  • PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2008). “La Información en las organizaciones”. En DÍAZ NAFRÍA, J. M. y SALTO ALEMANY, F. (eds.) (2008). ¿Qué es información?. León: Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO).
  • PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2006). “Gestión del Conocimiento, gestión documental y gestión de contenidos”. En TRAMULLAS, Jesús (Coord.) (2006). Tendencias en documentación digital. Gijón: Ediciones Trea, págs. 110-133.
  • PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2005). “Sistemas de gestión de contenidos en la gestión del conocimiento”. [En línea]. En BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, juny, núm. 14, 2005. <http://www2.ub.es/bid/consulta_articulos.php?fichero=14monto2.htm> [Consulta: 18 julio 2005].
  • PÉREZ-MONTORO GUTIÉRREZ, Mario (2003). “El documento como dato, conocimiento e información”. [En línea]. En Tradumática, núm. 2, 2003. <http://www.fti.uab.es/tradumática/revista> [Consulta: 30 dic. 2003].

Para citar este artículo:

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario  (ed.), Rodríguez Bravo, Blanca y Golkhosravi, Mehrad (2010). “Documento”. Díaz Nafría, José María; Pérez-Montoro, Mario y Salto Alemany, Francisco (eds.) (2010). Glosario de conceptos, metaforas, teorías y problemas en torno a la información. Leon: Universidad de León. 
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Entradas incorporadas

Blanca Rodríguez Bravo (26/06/2009)

Mensaje emitido con intención comunicativa, potencialmente informativo para el receptor y reutilizable. Un ítem informativo.


Mario Pérez-Montoro (26/07/2009)

En términos generales, podemos afirmar que los documentos siempre se han visto involucrados en la actividad intelectual del ser humano. Desde el principio de la historia del pensamiento, el hombre ha utilizado una serie de objetos o materiales donde poder plasmar y almacenar aquello que pensaba o sentía. Las pinturas rupestres, las tabletas de arcilla mesopotámicas, los muros de los edificios sagrados egipcios, los papiros, los pergaminos o, posteriormente, el papel, son claros ejemplos de ese tipo de objetos o materiales. En la actualidad, con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, se está apostando cada día más por los formatos electrónicos para recoger nuestra producción intelectual.

Para referirnos a todo este tipo de objetos o materiales utilizamos normalmente el término “documento”. O, dicho de otra manera, podemos identificar como documento todo aquel soporte donde se represente algún tipo de información. En este sentido, podemos incluir bajo el concepto de documento una hoja de papel escrito, un libro, una fotografía, una cinta de video, un DVD, un archivo creado con un procesador de textos, una base de datos o una página web. Expresándolo en forma de definición: Documento = todo soporte donde se represente información.

Como se desprende de la definición, los documentos se caracterizan por poseer dos dimensiones. Por un lado son algo físico y, por otro, contienen asociado un contenido informativo o información. Veamos, a partir de estas dos dimensiones, la relación con los los conceptos de dato, información y conocimiento.

La relación entre los conceptos de documento y dato parece bien sencilla. Si consideramos que el dato es el soporte físico de la información, el documento debe ser entendido como un conjunto de (un tipo especial de) datos.

Veamos, en cambio, qué ocurre con la relación que mantiene con el concepto de información. Si la información debe entenderse como el contenido semántico del dato derivado de una clave de codificación, el documento aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar información.

Esta representación y materialización permite explicar varias cosas. Por un lado, permite explicar cómo se puede transmitir la información: la información se representa (se asocia) en (a) un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Y, por otro lado, permite también dejar claro por qué la conservación y almacenamiento del documento significa también la conservación y almacenamiento de la información que éste contiene. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó para asociarle ese contenido semántico concreto para poder recupera esa información después del almacenamiento del documento.

Abordemos, por último, la articulación del concepto de documento frente al de conocimiento. El conocimiento debe entenderse como aquellos estados mentales de un individuo construidos a partir de la asimilación de información y que rigen las acciones del propio sujeto. Frente a estos estados mentales, y a partir de su dimensión física y su capacidad de transportar información, el documento juega un papel muy importante: éste aparece como ese objeto material donde se puede representar y materializar esos estados mentales que residen exclusivamente en la cabeza de las personas. Y, al igual que pasaba en el caso de la información, esta representación y materialización permite explicar la transmisión y el almacenamiento de conocimiento (explícito) a partir de la transmisión y almacenamiento de documentos.

En este sentido, por un lado, el conocimiento residente en la cabeza de un individuo se representa (se plasma) en un documento a partir de un código y su transmisión se produce a partir de la propia transmisión material del documento. Cuando un segundo individuo es capaz de obtener la información asociada a ese documento transmitido y formar un nuevo estado mental a partir de la misma, podemos afirmar que se ha producido la transmisión de ese conocimiento. Y, por otro lado, a partir del mismo mecanismo, la conservación y almacenamiento del documento que se obtiene como fruto de la representación de un conocimiento concreto permite también la conservación y almacenamiento de ese conocimiento. Sólo cabe analizar ese documento bajo la misma clave de codificación (o código) que se utilizó en la representación de esos estados mentales para poder recuperar la información asociada y crear nuevos estados mentales en otros individuos después del almacenamiento del documento. De esta manera ese conocimiento puede ser recuperado por cualquiera que lo necesite en el momento adecuado.

En esta misma línea, para concluir este breve esbozo, es importante señalar también una cosa más que puede contribuir a aclarar todo este escenario conceptual. No debemos olvidar que, en ciertas ocasiones y en términos coloquiales, solemos clasificar como información o conocimiento un dato concreto. En el contexto de las organizaciones, solemos utilizar también las expresiones “conocimiento” e “información” para referirnos a las representaciones físicas de esos estados mentales o de esos contenidos informativos, para referirnos a los documentos (en cualquiera de sus soportes (papel, electrónico, óptico, magnético, etc.)) que utilizamos para representar y difundir ese conocimiento o esa información. Así, por ejemplo, si un documento (un dato, un acaecimiento físico) transporta cierta información o se ha obtenido como fruto de la representación de un conocimiento que posee un sujeto, en un sentido lato, solemos decir también que ese documento es, respectivamente, información o conocimiento.

Referencias:

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2008). Gestión del Conocimiento en las Organizaciones. Gijón: Trea.

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2008). “La Información en las organizaciones”. En Díaz Nafría, J. M. y Salto Alemany, F. (eds.) (2008). ¿Qué es información?. León: Instituto Nacional de Tecnologías de la Comunicación (INTECO).

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2006). “Gestión del Conocimiento, gestión documental y gestión de contenidos”. En Tramullas, Jesús (Coord.) (2006). Tendencias en documentación digital. Gijón: Ediciones Trea, págs. 110-133.

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2005). “Sistemas de gestión de contenidos en la gestión del conocimiento”. [En línea]. En BiD: textos universitaris de Biblioteconomia i Documentació, juny, núm. 14, 2005. <http://www2.ub.es/bid/consulta_articulos.php?fichero=14monto2.htm> [Consulta: 18 julio 2005].

Pérez-Montoro Gutiérrez, Mario (2003). “El documento como dato, conocimiento e información”. [En línea]. En Tradumática, núm. 2, 2003. <http://www.fti.uab.es/tradumática/revista> [Consulta: 30 dic. 2003].
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